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[Emprendimientos]

Cinco consejos para mantener una productiva reunión de trabajo

El año pasado, en todo el mundo, se consumieron más de 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales.

¿A quién no le ha ocurrido que se pasa la jornada laboral de reunión en reunión y, al final del día, siente que no ha avanzado nada y que tiene aún más pendientes?

Las odiosas reuniones que no conducen a nada concreto ―y suelen prolongarse de manera inversamente proporcional a su utilidad― suceden con mucha más frecuencia de la deseada; ahora, también, en su versión pandémica, a través de las videoconferencias (el año pasado, en todo el mundo, se consumieron más de 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales). 

Ante un panorama así de estéril, la productividad y la motivación de los colaboradores se ven mermadas, y se incrementan sus volúmenes de estrés. ¿Qué factores debemos considerar para llevar a cabo una reunión eficiente y productiva, sea presencial o a distancia?

1. Tener claro el objetivo. Es tan simple como preguntarse ¿para qué nos reunimos?    

2. Convocar a los participantes adecuados. ¿Quiénes son los implicados en tomar las decisiones para cumplir el objetivo? Este punto es esencial, porque una convocatoria oportuna evita hacer perder el tiempo a aquellos que realmente no necesitan participar de la reunión. 

3. Planificar los temas a tratar. Esto es, tener clara la agenda, la importancia de cada punto y el tiempo asignado para abordarlo. Una vez que esté esto resuelto, lo óptimo es compartir la agenda con todos los convocados a la reunión, para que puedan llegar en autos y preparados.

4. Designar a un líder que gestione la reunión. Será el encargado de asegurarse de que se trate cada punto de la agenda en el tiempo estipulado.

5. Documentar la reunión, establecer un plan de acción y hacerle seguimiento.

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